Aufnahme, Beiträge, Rechnungen und Belege in einem System — mit klaren Rollen und einem Auftragsverarbeitungsvertrag von Anfang an.
In den meisten Vereinen gibt es die Mitgliederliste dreifach: beim Kassier, beim Schriftführer und im Buchungsportal. Im System gibt es sie einmal.
Ein Mitglied kann im Verein sein, ohne sich je online angemeldet zu haben — und umgekehrt. Das System hält beides getrennt und zeigt an, wo eine Lücke ist. So sehen Sie auf einen Blick, wer noch keinen Zugang hat, statt es zu erraten.
Interessenten füllen den Aufnahmeantrag auf Ihrer Vereinsseite aus. Der Vorstand sieht die Anmeldung, prüft sie und gibt sie frei — erst dann ist jemand Mitglied und hat Zugang. Kein Zettel, der in der Kanzlei liegen bleibt.
Sie legen Beitragspläne an: Erwachsene, Jugend, Familie, Unterstützer, was Ihr Verein braucht. Das System erzeugt daraus die Rechnungen für das Jahr und zeigt, wer bezahlt hat und wer nicht. Offene Beträge stehen mit Fälligkeit da, nicht als Bauchgefühl.
Ausgaben werden mit Foto des Belegs erfasst, geprüft und verbucht — bewusst erst nach Bestätigung durch einen Menschen. Am Jahresende hat der Kassier eine Übersicht, die er der Generalversammlung zeigen kann, ohne vorher drei Ordner zu sortieren.
Wer heuer 25 Jahre dabei ist, steht automatisch in der Liste der fälligen Ehrungen — nach den Stufen, die Ihr Verein festgelegt hat. Das ist eine dieser Kleinigkeiten, die im Vorstand jedes Jahr Nerven kostet.
Vorstand, Trainer und Mitglieder sehen unterschiedliche Dinge. Ein Trainer braucht seine Gruppen, nicht die Kontodaten des Vereins. Wer was darf, ist festgelegt und nachvollziehbar.
In der Liste stehen Namen, Geburtsdaten, Adressen, teilweise von Kindern. Dafür gilt die Datenschutz-Grundverordnung, und zwar für Ihren Verein als Verantwortlichen.
Ja, und das ist im Preis enthalten. Excel-Listen, Ausdrucke aus einem alten Portal, Papierlisten: Wir übernehmen den Bestand und gehen ihn mit Ihnen durch. Erfahrungsgemäß fällt dabei auf, dass die bisherige Liste an einigen Stellen nicht mehr gestimmt hat.
Ja. Adresse, Telefonnummer und E-Mail pflegt jedes Mitglied selbst, das nimmt dem Vorstand die meiste Tipparbeit ab. Was den Beitrag oder die Mitgliedschaft betrifft, bleibt beim Vorstand.
Die Rechnungen erstellt das System, den Einzug macht Ihre Bank wie bisher. Online-Zahlung für Gastbuchungen und Anmeldungen ist möglich; die Gebühren des Zahlungsanbieters gehen dabei direkt vom Umsatz ab und laufen nicht über uns.
Austrittsdatum eintragen, der Zugang endet, der Datensatz bleibt für die Buchhaltung so lange erhalten, wie er aufbewahrt werden muss. Danach kann er gelöscht werden — das ist keine Einstellung, die man vergisst, sondern Teil der Liste.
Nein. Trainer sehen ihre Gruppen und die Anwesenheit, nicht die Finanzen. Diese Trennung ist voreingestellt und nicht erst nachträglich einzurichten.
Bringen Sie mit, was Sie haben — Excel, Ausdrucke, Zettel. Wir sagen Ihnen, was sich daraus machen lässt, bevor Sie etwas bestellen.
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